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Geschrieben von: Arne Lorson   
Mittwoch, den 04. Juli 2018 um 01:58 Uhr

Datenschutzregelung des Schwimmvereins Marsberg 1961 e.V.



Präambel:

Der Schwimmverein Marsberg benötigt natürlich Daten der Mitglieder um seine Aufgaben zu erfüllen. In den folgenden Artikeln soll der Datenschutz des Vereins für jeden nachvollziehbar dargestellt und geregelt werden.

Oberste Leitlinie ist dabei, dass nur die erforderlichen Daten erhoben und auch nur insoweit den einzelnen Funktionären zur Verfügung gestellt werden, wie diese sie zu ihrer Aufgabenerfüllung benötigen.

Dabei ist grundsätzlich eine Weitergabe der Daten zu Werbezwecken sowie an andere Privatpersonen oder Firmen etc. ausdrücklich untersagt.


Artikel 1: Datenerhebung

Der Schwimmverein Marsberg erhebt folgende Daten, die bei einer Mitgliedschaft erforderlich sind. Dazu gehören Geschlecht, Name, Vorname, Geburtsdatum, Anschrift mit Straße und Wohnort.

Diese Daten sind die Mindestangaben um Mitglied des Schwimmvereins Marsberg zu werden.

Weiterhin werden auf dem Mitgliedsantrag weitere Daten wie z.B. die Telefonnummern (Mobil und/oder Festnetz), sowie die E-Mail Anschrift und die Kontoverbindung erfragt, die zu weiteren Aufgabenerfüllungen des Vereins dienen.

Von allen Schwimmern werden Leistungsdaten (aus Training und Wettkampf) erhoben und gespeichert um die Entwicklung für Trainer und bei vereinsinternen Ehrungen darstellen zu können.

Für Wettkampfschwimmer werden zusätzlich ärztliche Atteste der Sportgesundheit benötigt, um den Regelungen des DSV bei Wettkampfveranstaltungen gerecht zu werden.

Weitere Angaben z.B. über leistungseinschränkende Erkrankungen, Allergien und andere sportbedeutende Umstände müssen ebenfalls mitgeteilt werden und unterliegen natürlich der Vertraulichkeit. Das bedeutet, dass diese Daten nur den Personen zugänglich gemacht werden, die dieses für ihre Arbeiten (Vorstand als Erheber, Trainer/Betreuer, etc.) wissen müssen.

Fotos von Vereinsveranstaltungen werden z.B. zur Veröffentlichung auf der Homepage oder bei Presseartikeln verwendet.

Auch können bei besonderen Anlässen weitere persönliche Daten für z.B. Vereinsveranstaltungen wie Feiern und Freizeiten oder Ehrungen erhoben werden.

Für Funktionäre werden anlassbezogen weitere Auskünfte (z.B. amtliche Führungszeugnisse, Nachweise von Ausbildungen und Befähigungen) erforderlich, um gesetzlichen Vorgaben bei Vereinsveranstaltungen zu entsprechen.


Artikel 2 : Datenspeicherung

Der Schwimmverein Marsberg verarbeitet diese Informationen manuell und elektronisch, teilweise auch in mehreren Funktionären zugänglichen Datenbanken.

Dabei hat die sichere Aufbewahrung dieser Daten die oberste Priorität. Für Datenbanken bedarf es einer gesonderten Anmeldung über individuelle Zugänge und Passwörter.


Artikel 3: interne Datenweitergabe

Funktionären des Vereins (Vorstand, Trainer, sonstige Aufgaben) sollen nur Daten abrufen können, soweit dieses zur Aufgabenerfüllung erforderlich ist.

Dabei ist der Zugang zur gesicherten Mitgliederdatenbank das geeignete Mittel um diese Daten aktuell zu halten und die erforderlichen Informationen abzurufen.

In den Datenbanken werden alle o.g. Daten erfasst mit Ausnahme der Kontodaten, die ausschließlich und gesichert beim Geschäftsführer/Kassenwart vorgehalten werden. Ebenso werden die Daten über persönliche Einschränkungen nicht in den Datenbanken verpflegt sondern nur den jeweiligen Trainern und dem Vorstand bekannt gegeben.

Jeder Funktionär ist dabei der Vertraulichkeit der Daten verpflichtet und darf diese außer zu seiner Aufgabenerfüllung nicht verwenden und auch nicht weitergeben. Diese Verpflichtung besteht auch nach Ausscheiden des Funktionärs aus dem Verein weiter fort.


Artikel 4: externe Datenweitergabe

Daten einzelner Mitglieder dürfen an Verbände und sonstige Institutionen weitergegeben werden, wenn dieses zu Vereinszwecken unbedingt erforderlich ist.

Bei der Registrierung zu Wettkämpfen müssen zum Beispiel Geschlecht, Name, Vorname, Geb.Datum, Anschrift übermittelt werden, um das Mitglied für Wettkämpfe registrieren zu können und damit eine Wettkampfteilnahme zu ermöglichen.

Bei Wettkämpfen in anderen Vereinen, werden Geschlecht, Name, Vorname und Jahrgang übermittelt, da dieses zur Wettkampfteilnahme erforderlich ist.

Im Schadensfall müssen die Daten auch an Versicherungen übermittelt werden, soweit dieses zur Schadenregulierung erforderlich ist.

Weitergabe an Verbände geschieht in der Regel in anonymisierter Gesamtzahlenmeldungen.

Weitergabe zu kommerziellen Werbezwecken ist generell ausgeschlossen.

Zu diesen extern weitergegebenen Daten ist für die Sicherung der jeweilige Datenerheber/Verband mit seinen eigenen Datenschutzregeln verantwortlich.


Artikel 5: Veröffentlichungen

Der Schwimmverein Marsberg unterhält eine Homepage auf der Veröffentlichungen des Vereins dargestellt werden. Hier werden sowohl Personendaten als auch Fotos veröffentlicht.

Ebenso versuchen wir immer wieder mit Presseartikeln den Verein in der Öffentlichkeit darzustellen und auch dazu werden Personendaten in beschränkter Form (in der Regel Name, Vorname, Alter) sowie Fotos benutzt.

Weitere Veröffentlichungen können durch die Verbände auf Wettkampflisten, durch Presseartikel oder durch Wettkampfberichte anderer Vereine erfolgen.

Hierauf hat der SV Marsberg aber keinen Einfluss.


Artikel 6: Mitgliederrechte

Jedes Mitglied hat das Recht

- auf Auskunft

- zur Berichtigung falscher Daten

- auf Löschung

- auf Einschränkung der Verarbeitung

- auf Datenübetragbarkeit

- auf Widerspruch

- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Ansprechpartner ist in allen Fällen der Vorstand bzw. der Datenschutzbeauftragte des Vereins.

Bei Widersprüchen bezüglich der Erhebung von Daten, die über die reinen Mindestdaten gem. Artikel 1 hinausgehen, muss das Mitglied jedoch damit rechnen, nicht an allen Vereinsveranstaltungen teilnehmen zu können.

Gerade bei Vereinsfahrten oder ähnlichem sind gewisse Daten für die Organisation und Zuschuss-Anträge oder Versicherungen unbedingt erforderlich.

Bei Widersprüchen gegen die Veröffentlichung von Daten und Fotos bitten wir jeden aber auch darum, dass diese Personen sich bei entsprechenden Aktionen (Gruppenfotos/Siegerehrungen usw.) selbständig um den Schutz der Persönlichkeitsrechte kümmern, sich zurückhalten und ggf. nochmals den Fotografen/Artikelschreiber darauf hinweisen. Dieses ist gerade bei Wettkämpfen nur schwer für die Verantwortlichen zu überwachen.


Artikel 7: Datenschutzbeauftrage/-verantwortliche

Der Datenschutzbeauftragte wird durch den Vorstand benannt und ist dort zu erfragen. Weiterhin werden Namen und Erreichbarkeit auf der Homepage des Vereins veröffentlicht.

Hinweis: Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten müssen die erhobenen Daten teilweise bis zu 10 Jahren durch den Verein bis zur endgültigen Löschung/Vernichtung aufbewahrt werden.

Für alle hier nicht ausdrücklich angeführten Regelungen gilt die europäische Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) sowie die in Deutschland geltenden Rechte und Gesetze.

aktueller Datenschutzbeauftragter: Antonius Bigge